Kein QM ohne Risikomanagement: methodische Verhinderung von Schäden und Nutzung von Chancen fördern den Kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP).
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Qualitätssicherung

Consense: Risikomanagement

Transparentes und effizientes Risikomanagement mit softwaregestützter Lösung zahlt sich aus. Consense verrät, wie.

Ein funktionierendes und effizientes Risikomanagement gehört zu einer erfolgreichen Unternehmensführung. Gerade in Zeiten globalisierter Märkte und komplexer Technologien wird die Analyse, Einstufung und Kontrolle von Risiken, die das Erreichen von Unternehmenszielen gefährden können, immer bedeutender. Und so liegt es auf der Hand, dass neben den verschiedenen Normen zum Risikomanagement, wie z. B. der ISO 31000, auch die aktuelle Revision der Qualitätsmanagementnorm DIN EN ISO 9001 dem Risikomanagement einen deutlich höheren Stellenwert einräumt als die vorhergehende Revision. Unternehmen sollen sich noch intensiver mit den Risiken und Chancen, die Einfluss auf ihre unternehmerischen Ziele haben können, auseinandersetzen. Unter Risiken versteht man in diesem Zusammenhang alle Sachzwänge, die bei unternehmerischen Projekten negative Auswirkungen auf Kosten, Termine, Funktionsumfang, Qualität, Materialien, IT, aber auch auf Compliance-Vorgaben, Umwelt- oder Arbeitsschutz haben können. Im Vorteil ist, wer diese Risiken frühzeitig erkennt und Vorsorge trifft. Vernachlässigt man sie hingegen, zieht dies unter Umständen schwerwiegende Folgen wie hohe Kosten oder einen erheblichen Imageschaden nach sich. Den möglichen negativen Auswirkungen von Risiken entgegengestellt bieten sich allerdings häufig auch mögliche Chancen mit positiver Auswirkung, die ebenso frühzeitig erkannt und bewertet werden sollten. Auf diese Weise lassen sich durch Abwägen von möglichen Risiken und Chancen Entscheidungen treffen, die jeweils eher in Richtung risikoscheuem oder risikofreudigem Verhalten gehen können.

Effiziente Umsetzung mit moderner Risikomanagement-Software

„Um mögliche Risiken im Blick zu haben, die Wahrscheinlichkeit ihres Eintretens abzuschätzen, wirksame Vorkehrungen zu treffen und damit nicht zuletzt auch die Forderungen der Qualitätsmanagement-Norm zu erfüllen, setzen viele Unternehmen inzwischen auf elektronische Lösungen für ihr Risikomanagement. Diese unterstützen dabei, auf unternehmerische Risiken bestmöglich vorbereitet zu sein, sich im Vorweg davor zu schützen oder die negativen Auswirkungen so gering wie möglich zu halten“, erklärt Dr. Stephan Killich aus der Geschäftsführung der ConSense GmbH in Aachen. Das Unternehmen hat sich auf innovative und anwenderfreundliche Softwarelösungen für das Qualitäts- und Integrierte Management spezialisiert und kennt aus einer Vielzahl von Projekten sehr genau die Anforderungen von Unternehmen unterschiedlichster Branchen und Größenordnungen. Das Modul ConSense Risikomanagement, das die Basis-Softwareprodukte von ConSense ergänzt, unterstützt eine systematische Risikoanalyse und -bewertung. Dafür werden mögliche Risiken im System in Form einer Risikomatrix erfasst und deren Auswirkungen bewertet. Darüber hinaus sorgt optional ein zuverlässiges internes Kontrollsystem (IKS) für die rechtzeitige Einleitung wirkungsvoller Maßnahmen.

Wie lassen sich unternehmerische Risiken in der Praxis mit einer softwaregestützten Lösung handhaben? Das Modul ConSense Risikomanagement erfasst mögliche Risiken in Bezug auf betriebliche Prozesse oder aber Assets. Als Assets werden prozessübergreifende, materielle oder immaterielle Unternehmenswerte bezeichnet. Zu den materiellen Werten zählen z. B. Infrastruktur, Maschinen, Gebäude o. ä., unter immateriellen Werten sind u. a. Patente, Know-how, Unternehmensimage und Ähnliches zu verstehen. Zunächst werden die unternehmerischen Ziele bezüglich der Prozesse oder Assets definiert. Denn erst wenn klar ist, was das Unternehmen erreichen möchte, kann auch bewertet werden, durch welche Risiken die Ziele gefährdet sein könnten, wie hoch die Wahrscheinlichkeit ist, dass diese eintreffen und welche Kosten dabei entstehen würden. Zu jedem Prozess oder Asset lassen sich daher mehrere Ziele definieren und die Erreichung eines jeden Ziels kann durch ein oder mehrere Risiken gefährdet sein.

Beispiel Lebensmittelbranche – typische Risiken wie Produktionsausfall oder Produktrückruf

Zur Risikoidentifikation werden Standorte, Bereiche, Regelwerke, Verantwortungen und mehr systematisch durchleuchtet und im System Zielkategorien festgelegt. Außerdem wird bestimmt, welche Regelwerke unterstützt werden sollen, z. B. ISO 9001, ISO 27001, ISO 31000, COSO, COBIT, KonTraG, SOX und weitere. „Unsere Software wird von Unternehmen sämtlicher Sparten genutzt. Viele Risiken gleichen sich branchenübergreifend. Ein klassisches Beispiel, an dem sich das softwaregestützte Risikomanagement gut beschreiben lässt, ist die Lebensmittelbranche“, meint Dr. Stephan Killich. Zu den unternehmerischen Zielen aus dem Bereich Vertrieb zählt hier unter anderem die Erstellung von korrekten und realisierbaren Angeboten, die Produktion strebt eine termingerechte Herstellung und natürlich den Verkauf der produzierten Lebensmittel an. Im Bereich des Umweltmanagements ist die Einhaltung der Umweltgesetze, z. B. der Wasserschutzgesetze, ein mögliches Ziel. Diese und viele weitere unternehmerische Ziele werden nun mithilfe der ConSense Software gesammelt. Anschließend werden die typischen Risiken, die das Erreichen dieser Ziele verhindern könnten, definiert. Für alle Risiken lassen sich dann mit dem ConSense Risikomanagement Ursachen, Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadensausmaß sowie wirkungsvolle Gegenmaßnahmen erfassen.

Die Risikobeurteilung lässt sich auf verschiedene Weise durchführen. „Das kann, wie es viele Unternehmen handhaben, im Rahmen einer jährlichen Bewertung, z. B. durch die jeweiligen Prozessverantwortlichen, stattfinden. Da dies jedoch eine sehr subjektive Angelegenheit ist, empfiehlt sich die Arbeit im Team, z. B. in Form von Workshops, in denen Führungskräfte, jeweilige Fachleute und Prozessverantwortliche die Risiken gemeinsam diskutieren. Denn verschiedene Abteilungen haben unterschiedliche Sichtweisen. Der Vertrieb erkennt beispielsweise aus seiner Perspektive bei der Betrachtung der Produktion Risiken, die der Produktionsleiter bisher noch nicht bedacht hat“, erklärt der Experte.

Im Falle der oben beschriebenen Unternehmensziele zeigt das folgende anonymisierte Beispiel von einem großen Unternehmen aus der Lebensmittelbranche, wie die Aufstellung auszugsweise aussehen könnte:

Beispiel „Vertrieb/Angebotserstellung“:

Ziel 1: Alle Angebote enthalten korrekte Preise

  • Risiko 1: Falsche Preise im Angebot

  • Ursache: Tippfehler, mangelnde unternehmensinterne Kommunikation

  • Auswirkung: Vertrauensverlust beim Kunden, finanzieller Schaden, falls fehlerhafte Angebote bindend umgesetzt werden müssen

  • Maßnahmen: Vier-Augen-Prinzip bei Angebotserstellung, Standard-Angebote

Ziel 2: Nur realisierbare Angebote werden erstellt

  • Risiko 2: Konventionalstrafe wegen Vertragsbruchs durch vom Kunden angenommene, aber nicht realisierbare Angebote

  • Ursache: Tippfehler bei Mengen oder zugesicherten Lieferzeiten, falsche unternehmensinterne Kommunikation

  • Auswirkung: Vertrauensverlust beim Kunden, finanzieller Schaden, falls fehlerhafte Angebote bindend umgesetzt werden müssen

  • Maßnahmen: Vier-Augen-Prinzip bei Angebotserstellung, vorherige Rücksprache mit der Produktionsplanung

Beispiel „Produktion“

Ziel 1: Termingerechte Produktion

  • Risiko: Verspätete Auslieferung an den Kunden

  • Ursache: Fehlender Rohstoffnachschub, Maschinenausfall, Ausfall von Personal

  • Auswirkung: Vertragsstrafen/Regress, Imageschaden

  • Maßnahmen: Regelmäßige Wartung der Maschinen, Aufstellen eines Vertretungsplans

Ziel 2: Verkauf der hergestellten Produkte

  • Risiko: Produktrückruf

  • Ursache: Verunreinigungen im Produktionsprozess, Verbot der Verwendung von Zutaten durch Behörden, Erpressungsversuch

  • Auswirkung: Imageschaden, Personenschaden durch schädliche Lebensmittel, Gerichtsverfahren und damit verbundene Kosten, Entsorgungskosten

  • Maßnahmen: Abschluss von Versicherungen, Erhöhung der Qualitätsstandards in der Produktion

Beispiel „Umweltmanagement“

Ziel: Einhaltung Wasserschutzgesetz

  • Risiko: Verletzung von Umweltgesetzen, z. B. durch Überschreitung gesetzlich zugelassener Grenzwerte

  • Ursache: Reinigungsanlage für Wasser defekt

  • Auswirkung: Überhöhte Verschmutzung im Abwasser, Strafen, Imageschaden

  • Maßnahmen: Regelmäßige Wartung der Reinigungsanlage, regelmäßige Kontrolle der Abwasserverschmutzung

Risikomatrix sorgt für systematische Bewertung

Zur nun erforderlichen systematischen Bewertung der Risiken nutzt das ConSense Risikomanagement die Darstellung in Matrixform. Damit lassen sich Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadensausmaß in Risikoklassen einordnen. Die grafische Aufbereitung macht die aktuelle Situation und Entwicklung der beschriebenen Risiken auf einen Blick erfassbar. So kann jederzeit auf Knopfdruck der Status quo der beschriebenen Risiken angerufen werden. Die Entscheidung, welche Risiken für das jeweilige Unternehmen tolerierbar sind und zu welchen Risiken Maßnahmen eingeleitet werden müssen, ist subjektiv. Auch hier ist es hilfreich, im Team Entscheidungen zu treffen. Sind die möglichen Auswirkungen identifiziert, werden Schutzvorkehrungen getroffen. Dr. Stephan Killich erklärt: „Dieser wichtige Schritt wird manchmal in der Praxis von Unternehmen, die sich nur zur Erfüllung der Vorgaben der Qualitätsmanagementnorm ISO 9001 mit dem Risikomanagement beschäftigten, vernachlässigt. Dabei ist die Festlegung von Maßnahmen entscheidend, denn diese sollen das erkannte Risiko entweder in der Eintrittswahrscheinlichkeit oder im Schadensausmaß begrenzen, wenn möglich natürlich beides.“

Ein softwaregestütztes Risikomanagement unterstützt dann im besten Fall auch in der Umsetzung der Maßnahmen. „Im ConSense System können beispielsweise Maßnahmen aus dem Modul Risikomanagement erstellt und dann in das Maßnahmenmanagement der Software übernommen werden. Dies stößt die Umsetzung an, sorgt mithilfe von vordefinierten Workflows für einen systematischen Ablauf und kontrolliert schließlich die Durchführung. Im genannten Beispiel aus der Produktion mit dem Risiko ‚Produktrückruf’ könnte das etwa der Abschluss einer entsprechenden Versicherung sein und/oder eine Erhöhung der Qualitätsstandards in den Produktionsabläufen“, so der Experte.

Risikomanagement – untrennbar mit QM verbunden

„Risikobasiertes Denken ist ein Instrument der Vorbeugung, das die methodische Verhinderung von Schäden und die Nutzung von Chancen zum Ziel hat. Damit ist es ein wichtiger Bestandteil des Qualitätsmanagements und fördert den Kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP). Gerade mittelständische Unternehmen unterschätzen häufig noch den Nutzen. Im vielfältigen Geflecht von Wechselwirkungen, die das Unternehmensgeschehen beeinflussen, unterstützt eine softwaregestützte Lösung wie ConSense Risikomanagement Unternehmen jeder Größenordnung und aller Branchen wirkungsvoll dabei, einen strukturierten methodischen Ansatz zu erarbeiten. Die Risikolandschaft dient dann dem Management als Grundlage für Entscheidungen. Ein funktionierendes Risikomanagement kann somit im globalen Wettbewerb erfolgsentscheidend sein“, meint Dr. Stephan Killich abschließend.

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