Software-gestütztes Projektmanagement im Maschinenbau: Projektphasenplan in Inloox für Outlook.
Foto: InLoox

Software

Inloox: Eine Software für alle Konstruktionsprozesse

Durch die Projektmanagement-Software Inloox erhöht Maschinenbauer Mayer & Cie. die Termintreue im Konstruktionsbereich und damit seine Wettbewerbsfähigkeit.

Aus wirtschaftlichen Gründen entschied sich Mayer & Cie., Hersteller von Rundstrickmaschinen, für die Einführung eines softwaregestützten Projektmanagements im Konstruktionsbereich. Mayer und Cie. erwirtschaftet weltweit mit mehr als 500 Beschäftigten jährlich über 100 Mio. Euro Umsatz. Pro Jahr produziert das Unternehmen rund 1.500 Maschinen, dabei gibt es rund 50 verschiedene Typen.

Es fehlte an Transparenz und Ressourcenplanung

Zoran Raic, Entwicklungs- und Konstruktionsleiter, beschreibt die Ausgangslage: „Vor 2016 hatten wir schlichtweg kein Projektmanagement und auch keine freigestellten Projektleiter. Projekte übernahmen die Entwicklungsingenieure, welche die Rolle als Projektleiter individuell, intuitiv und mit Erfahrung ausfüllten. Es fehlte aber an Projektplanung, so dass sich die Entwicklungszeiten neuer Rundstrickmaschinen von zwei bis hin zu fünf Jahren erstreckten.

Zudem gab es keine Projekttransparenz. Die Dokumente waren an diversen Orten abgelegt, so dass diese teilweise unvollständig waren oder es sogar mehrere Duplikate gab. Auch die Auswirkungen ständiger Prioritätenänderungen waren intransparent. All dies wirkte sich negativ auf die Termintreue aus. Außerdem fehlte uns ein Überblick über die Ressourcenplanung, um zu ermitteln, wann welche Personen benötigt werden.“ Unter der Leitung von Raic wurden vier Softwareprodukte anhand sechs verschiedener Anforderungen evaluiert:

1. Globaler Überblick zu allen laufenden Projekten sowie Projektkosten

2. Übersichtliche Darstellung der Mitarbeiterauslastung

3. Dokumentenmanagement mit zentraler Ablage

4. Unterstützung von Aufgabenmanagement

5. Möglichkeit der Zeiterfassung

6. Ermittlung von Kennzahlen aus gelieferten Zahlen, Daten und Fakten

Warum Inloox?

Mayer & Cie. entschied sich für Inloox, weil die Lösung laut Raic alle Anforderungen erfüllte. Aufgrund der Integration in Outlook können die Anwender eine vertraute Umgebung nutzen. Die Lösung lässt sich einfach bedienen, wodurch im Tagesgeschäft der Aufwand minimal bleibt – schließlich sind Projekt- und Entwicklungsleiter ein und dieselbe Person. Inloox zeichnet sich dadurch aus, dass die Investitionskosten, die laufenden Kosten sowie der administrative Aufwand allesamt gering sind. Mit entscheidend war außerdem, dass die vorhandene IT-Struktur nicht verändert werden musste.

Die Software im Praxiseinsatz

Im Unternehmen kommen seither sämtliche Inloox-Funktionen zum Einsatz. Zu den Anwendern zählen alle Mitarbeiter im Bereich Entwicklung beziehungsweise Konstruktion: zirka 40 Mitarbeiter an zwei Standorten, die mit Mechanik, Elektronik und Software befasst sind. Außerdem arbeiten alle Mitglieder der Technical Roadmap, die Projektleiter und das Produktmanagement mit der Lösung.

Mit Struktur, Strategie und Transparenz zum Erfolg

Im Rahmen der Einführung legte Mayer & Cie. den Schwerpunkt auf die Definition der Prozesse sowie des Workflows. Hierzu wurde ein Mitarbeiter für rund drei Monate freigestellt. „Nicht blind loslegen“ war Raic zufolge die Devise. Mit dem umfassenden Ansatz lassen sich auch betriebswirtschaftlich relevante Fragen beantworten, wie etwa: Für welche Abteilung arbeiten wir im Konstruktionsbereich jeweils wieviel? Da zum Beispiel die Maschinen eine Lebensdauer von bis zu 40 Jahren haben, fallen mitunter Reparaturaufgaben an, so dass deren Arbeitsaufwand ebenfalls ermittelt werden kann.

Mayer & Cie. verfolgte das Ziel, in Inloox Konstruktionsprozesse und -projekte umfassend abbilden zu können, um sowohl im Tagesgeschäft als auch bei strategischen Projekten einen transparenteren Überblick zu bekommen und die Arbeitsweise zu strukturieren.

Mehrwerte im Tagesgeschäft

Was das Tagesgeschäft betrifft, so werden Aufgaben nur nach Fälligkeit bearbeitet. Es gibt keine weiteren Priorisierungen. Laut Raic ist es „ein spürbarer Vorteil von Inloox, dass wir Termine abarbeiten“, anstelle Prioritäten zu vergeben.
Bei Erhalt einer Aufgabe wird zunächst der reine Arbeitsaufwand abgeschätzt und zurückgemeldet, um die Auslastung zu ermitteln. Falls der Arbeitsaufwand länger als die vom Abteilungsleiter geplante Zeit ist, so muss Rücksprache gehalten werden. Sofern der Konstrukteur während der Bearbeitung bemerkt, dass eine Aufgabe deutlich länger dauern wird, muss der Aufwand der Aufgabe angepasst werden. Und falls dann die vom Abteilungsleiter vorgegebene Zeit überschritten wird, muss ebenso Rücksprache gehalten werden. „Ungefähr 70 Prozent der Aufgaben laufen ohne Rücksprache“, sagt Raic.

Da sich im Alltag Prioritäten ständig verändern, hat Mayer & Cie. für mehr Planbarkeit fünf Mitarbeiter abgestellt, die für das Tagesgeschäft zuständig sind und für die keine Zeitplanung vorgenommen wird. Denn mitunter bestehen Zielkonflikte: So können etwa Wünsche von wichtigen Kunden im Widerspruch zu einem strategischen Projekt stehen.

Controlling inklusive

Als Controlling Instrument lässt sich Inloox ebenfalls einfach nutzen. Das Controlling im Tagesgeschäft übernimmt der Abteilungsleiter. Er kann die Endtermine auswerten. Zu den Vorteilen von Inloox zählt laut Raic die Priorisierung beim Stammdatenmanagement. Hinsichtlich der Auslastung im Tagesgeschäft empfiehlt er, pro Mitarbeiter einen Auslastungsgrad von 80 Prozent einzuplanen, um unerwartete Änderungen abfedern zu können.

Teilprojekte planen

Die strategischen Projekte werden nun in Inloox in einem neun Phasen umfassenden Plan abgebildet. Diese erstrecken sich von der Konzept-, über die Entwurf-, Prototypen-, Versuchs- und Feldtestphase bis hin zur Entwicklungs- und Verkaufsfreigabe sowie dem Projektabschluss. Indes stellt das den Projektleiter vor die Aufgabe, nun rund 140 Teilprojekte steuern zu müssen. Ohne Projektmanagement-Software wäre dies überhaupt nicht möglich.

Strategische Projekte realistischer betrachten und auswerten

Für die strategischen Projekte hat der Konstruktionsbereich eine tatsächliche Entwicklungsdauer von vier Jahren ermittelt. Nachdem sechs Projekte mit Projektplan durchgeführt wurden, besteht eine wichtige Erfahrung für den Konstruktionsbereich darin, dass erstmals Daten dargestellt werden, die laut Raic „nah an der Realität sind“. So nahm man beispielsweise früher an, dass die Entwicklung nur zwei Jahre dauern würde. Die Erkenntnis, früher getroffene falsche Annahmen verwerfen zu können, ist laut Raic sehr wertvoll, besonders in der Rücksprache mit dem Account Management und den Endkunden. Allerdings besteht eine Herausforderung darin, dass sich das Unternehmen noch schwer damit tut, diese Realität zu akzeptieren.

Fazit: Software-gestütztes Projektmanagement ist ein voller Erfolg

Aufgrund des Projektmanagements mit Inloox kann Mayer & Cie. zusammenfassend folgende Vorteile erzielen:

  • Dank der Priorisierung nach Fälligkeit hat sich die Termintreue im Konstruktionsbereich erheblich verbessert. Außerdem profitiert man von der Priorisierung beim Stammdatenmanagement. Denn „es kommt immer etwas dazwischen“.
  • Eine wesentliche Erkenntnis war auch, dass umstrukturiert werden musste. Im Tagesgeschäft erwies sich die Planung als kritisch, weil ständige Unterbrechungen sehr viel Aufwand erzeugten. Deshalb wurde ein Änderungsdienst eingeführt, der aus fünf Mitarbeitern besteht, die für das Tagesgeschäft zuständig sind und für die keine Zeitplanung vorgenommen wird. Durch die oben erwähnte Einführung des Phasenplans – mit detaillierter Auflistung der einzelnen Aufgaben – lässt sich die Planung nah an die Realität heranführen.
  • Und schließlich lassen sich auch Zahlen, Daten und Fakten darstellen. Zum Beispiel, dass die „Beschaffungszeit von Prototypen-Bauteilen zirka neun Wochen“ dauert oder dass etwa bei Kapazitätsproblemen zusätzliche Mitarbeiter benötigt werden.

In Zukunft plant Mayer & Cie., Kennzahlen einzuführen und zu bewerten. Dabei soll unter anderem Entwicklungsanteil beziehungsweise Innovationsanteil nach Kategorie oder Kunde aufgeschlüsselt dargestellt werden. Auch im Hinblick auf die Termintreue liefert Inloox laut Raic einfach schnell Informationen: So lassen sich zum Beispiel die Einhaltung des Endtermins beziehungsweise Terminüberschreitungen sowie die durchschnittliche Bearbeitungszeit von Aufgaben einfach aus der Lösung herausziehen.
Weitere Kennzahlen wie die Planungsqualität sowie die Projektkosten können ebenfalls mit Hilfe der Projektmanagement-Lösung ermittelt und als Messgröße für die stete Verbesserung herangezogen werden.

Kurzporträt Inloox

Das Münchner Unternehmen „InLoox“ wurde 1999 gegründet und entwickelt in Microsoft Outlook integrierte Projektmanagement-Lösungen, die Geschäftsprozesse vereinfachen und beschleunigen. Die komfortable Outlook-Integration macht Inloox zur zentralen Plattform für das Projekt- und Tagesgeschäft. Die einfache Bedienbarkeit erleichtert den Arbeitsalltag.

InLoox ist mittlerweile bei mehr als 60.000 Anwendern in über 65 Ländern im Einsatz.

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