Mobile Mitarbeiter und Büros „on demand“ bei Barlog

Die Corona-Pandemie schafft auch Raum für neue Ideen, so zum Beispiel bei der Barlog Plastics GmbH in Overath, wo man sich zukunftstauglichen Arbeitsplatzkonzepten mit „on demand“ geteilten Büros für mobile Mitarbeiter geöffnet hat. Eine Anregung?

Peter Barlog, Geschäftsführender Gesellschafter der Barlog Plastics GmbH, sitzt in einem Raum im Haupttrakt des Firmengebäudes. Vor einigen Monaten war das noch sein Büro. Jetzt finden sich hier und in einem weiteren Zimmer jeweils zwei neue Schreibtische, abschließbare Rollcontainer, ergonomische Stühle. Und natürlich das volle Anti-Corona-Paket inklusive Klimaanlage für den regelmäßigen Luftaustausch und Desinfektionsmittel für die Reinigung der Hände.

Nicht, dass Peter Barlog, branchenweit auch bekannt als Organisator der renommierten Engelskirchener Technologie-Tage (EKTT), jemals Anhänger eines überalterten Chefbüro-Stils gewesen wäre. Aber das hier ist dann doch ungewöhnlich. Des Rätsels Lösung: Peter Barlog hat sein Büro vor Wochen bewusst geräumt – um Platz zu schaffen für sogenannte Shared Offices. Denn wer mag und im Betrieb nicht persönlich anwesend sein muss, darf bei Barlog Plastics auch in Zukunft im „mobilen Office“ bleiben.

Wenn dort aber irgendetwas nicht geht, warten auf die mobilen Mitarbeiter am Firmensitz eben diese flexiblen Büros, in denen sie ihren Laptop aufklappen können. Ganz nach Bedarf und wann immer und wie lange sie möchten – und vor allem: ganz bewusst ohne Anwesenheitspflicht. „Für viele Mittelständler wie uns gilt ein derartiges Entgegenkommen noch als ausgesprochen ungewöhnlich“, so Barlog, „aber wir möchten das einfach einmal versuchen.“

Hintergrund wie bei so vielen guten Ideen der jüngeren Zeit: Corona. Zwar konnte Barlog die Auswirkungen der Krise gut im Rahmen halten – die Rede ist von „lediglich“ rund 20% weniger Umsatz im Vergleich zum Vorjahr. Trotzdem sahen sich die Geschäftsführer im Februar gezwungen, einige Mitarbeiter ins sogenannte „Homeoffice“ zu schicken. Das betraf nicht nur Büroarbeitsplätze: Sogar Produktions-Mitarbeitern wurden Päckchen geschnürt, die sie zu Hause abarbeiten konnten. Auch der Jahresabschluss wurde ohne persönliche Treffen abgewickelt.

Aber manchmal tendieren Provisorien dazu, zu bleiben. So reagierten die meisten Mitarbeiter sehr positiv auf die neue Situation, erklärt Peter Barlog. Rund 80% hätten die Arbeit im Homeoffice beibehalten wollen. „Auch wir in der Geschäftsleitung konnten uns mit diesem Gedanken schnell anfreunden. Es hat sich herausgestellt, dass Vieles sogar effizienter lief als vorher. Vielleicht kommt man in Videokonferenzen ja schneller auf den Punkt?“ So fiel die Entscheidung, das Konzept beizubehalten, recht schnell. „Jeder, der nicht unbedingt im Betrieb anwesend sein muss, soll auch in Zukunft von zu Hause aus arbeiten können.“

Auf der anderen Seite kann die Arbeit „on the road“ alleine nicht die Lösung sein. Irgendwann muss man im Unternehmen vorbeischauen, um sich mit Kollegen und Kunden face-to-face kurzzuschließen, nach dem Rechten zu sehen oder Sachen abzuholen, die man nicht mailen kann. Auch sensible Mitarbeitergespräche möchte sicher kaum einer am Bildschirm führen. Dafür braucht man Büros – die nun allerdings mehrere Tage die Woche nicht genutzt werden. Aus Sicht eines Kostenrechners sicherlich ein Alptraum.

Die Lösung von Barlog: geteilte Büros „on demand“: Arbeitsplätze für Mitarbeiter, die ihren Arbeitsalltag freier gestalten möchten – Platz genug für dieses Experiment war da. Den üblichen Zwängen eines Bürojobs entfliehen, flexibel kommen, wann man möchte und zusammenpacken, sobald alles erledigt ist – Flexibilität statt nine-to-five, so lange die Ergebnisse stimmen. Und ganz nebenbei kommt man vielleicht mit Kollegen ins Gespräch, die man früher höchstens flüchtig auf dem Flur gegrüßt hat – vielleicht sogar mit Peter Barlog selbst, denn auch er hat sich für die neue Lösung entschieden. Wer weiß, was für Synergieeffekte aus diesem kreativen Umfeld heraus erwachsen.

Die Voraussetzungen dafür hat Barlog übrigens schon vor über 20 Jahren geschaffen: Ende der 1990er Jahre führte man auch dort das „papierlose Büro“ ein. Seit damals wird alles Wichtige digitalisiert. Der damalige Weitblick zahlt sich jetzt natürlich aus: Niemand muss Papierberge transportieren, wenn er sich Arbeit ins mobile Büro mitnimmt. Die neue Idee scheint anzukommen: Rund die Hälfte der Mitarbeiter sind dafür, einige haben bereits Interesse angemeldet. „Wir sind immer noch in der Pilotphase, aber wir können jederzeit aufstocken“, so Barlog, „wenn das Interesse steigt.“

Wichtig ist ihm, dass kein Zwang dahinterstecke. „Natürlich darf jeder, der einen eigenen Raum braucht oder nicht auf Familienfoto oder Zimmerpflanze verzichten möchte, weiter sein persönliches Büro nutzen“, so Peter Barlog. Auch Befürchtungen, die Mitarbeiter würden die neue Freiheit nutzen, um unbeaufsichtigt unterm Strich weniger zu arbeiten, teilt Peter Barlog nicht. „Das ist veraltetes Führungsdenken. Wir haben Vertrauen in unsere Mitarbeiter. Das ist einfach die Grundlage unseres Erfolgs. Ich denke, das Projekt hat nur Vorteile: Das ist unser Einstieg in die Arbeitswelt der Zukunft. Und es trägt dazu bei, unseren gemeinsamen Spirit zu vertiefen.“