Die Organisation von Maßnahmen wird in Unternehmen auf ganz unterschiedliche Art und Weise gehandhabt, zum Beispiel mit Excel oder per E-Mail-Austausch. Häufig ergibt sich die Situation, dass Abteilungen oder einzelne Mitarbeiter ihre To-do-Listen und die damit zusammenhängende Kommunikation und Informationsweiterleitung anders organisiert.
Nachteil der verschiedenen Organisation:
Aktueller Stand, Fortgang oder die Zuständigkeiten einer Maßnahme sind schwer nachzuvollziehen
Überblick über die Gesamtheit der anstehenden Schritte geht verloren
Überfälligkeiten sind kaum zu kontrollieren
Verstreut erfasste Maßnahmen lassen sich nicht systematisch auswerten – erschwerte Erfolgskontrolle für Verantwortlichen
Eine Lösung für die Zettelwirtschaft: softwaregestütztes Maßnahmenmanagement
Um die verschiedenen unternehmensweiten Maßnahmen strukturiert zu verwalten, ist daher eine zentrale Instanz erforderlich. Aufgabe dieser Institution ist, die verschiedenen Aufgaben und Aktivitäten aus unterschiedlichsten Unternehmensbereichen zu sammelt und mitzuverfolgen. Eine Lösung: geeignete Softwareunterstützung. Nutzt ein Unternehmen oder eine Organisation bereits ein integriertes Managementsystem, zum Beispiel zur Umsetzung der Qualitätsmanagementnorm DIN EN ISO 9001, ist ein Grundgerüst bereits vorhanden. Darauf kann ein Maßnahmenmanagement aufgebaut werden, welches bereits vorhandene Informationen nutzt.
Die Consense GmbH aus Aachen, Anbieter von Softwarelösungen für das Prozess- und Qualitätsmanagement, hat hierfür ein Modul zum Maßnahmenmanagement entwickelt. Es ergänzt die Basis-Versionen der verschiedenen Softwareprodukte von Consense.
Wie die Organisation von Maßnahmen mit Hilfe einer Software funktioniert
Das Modul des Unternehmens erfasst alle Maßnahmen aus verschiedenen Unternehmensbereichen zentral und bietet einen Gesamtüberblick. Ob anstehende Aufgaben aus KVP, Audits, Reklamationen und mehr –die Maßnahmen und mögliche Untermaßnahmen werden zentral verwaltet und gesteuert.
Über das System lassen sich die Aufgaben den jeweils Verantwortlichen, zum Beispiel einzelnen Mitarbeitern oder Organisationseinheiten, zuweisen. Die Beteiligten erhalten automatisiert detaillierte Informationen über die ihnen zugeteilten Maßnahmen und Fristen und werden an Fälligkeiten erinnert. Bei der Überschreitung von Fristen schlägt das System Alarm und informiert, wenn zuvor so festgelegt, die übergeordneten Stellen. Vorgesetzte können sich im System über den Fortschritt der Umsetzung sowie den aktuellen Stand informieren. Für einen kompletten Überblick lassen sich unterschiedliche Reports zusammenstellen, beispielsweise zu offenen und überfälligen Maßnahmen.
Neu ergänzt hat Consense in diesem Modul die Möglichkeit der Analyse sowie der Freigabe von Maßnahmen. Die Analyse hilft dann, wenn das Ziel zwar klar ist, die konkreten Schritte aber noch ausgearbeitet werden müssen. Mittels Freigabe von Maßnahmen lässt sich sicherstellen, dass Aufwand und Kosten in einem sinnvollen Rahmen bleiben.
Insgesamt soll die systematische Erfassung, Bearbeitung und Kontrolle mit dem Maßnahmenmanagement die termingerechte und vollständige Umsetzung unterschiedlichster Aufgaben werden.
Das Consense Taskboard verschafft Überblick über alle Aufgaben
Das Consense Maßnahmenmanagement sammelt und bearbeitet alle anstehenden Maßnahmen an einem zentralen. Doch meistens decken die verwalteten Aufgaben nur einen kleinen Teil der Aufgaben ab, die jeder einzelne Mitarbeiter in seinem Arbeitsalltag bewältigen muss. „Das Consense Taskboard geht noch einen Schritt weiter. Es orientiert sich an der Kanban-Methode zur Prozesssteuerung und dem daraus bekannten Kanban-Board, das anstehende Aufgaben strukturiert und nach Prioritäten sortiert visuell darstellt und Fortschritte optisch nachvollziehbar macht“, erklärt Dr. Alexander Künzer, Geschäftsführer bei Consense.
Die Hauptquelle für die im Taskboard dargestellten Aufgaben ist das Consense Maßnahmenmanagement. Zusätzlich können auch Aufgaben aus anderen Quellen ergänzt werden, beispielsweise zur Nachverfolgung gekennzeichnete E-Mails und Aufgaben aus MS Outlook oder
aus ConSense Minutes, einem Tool zur Dokumentation von Besprechungen.
All diese Aufgaben werden im Taskboard zusammengeführt und in übersichtlicher Kachelform auf dem persönlichen Board dargestellt. Hier stehen sie dann zur Weiterbearbeitung zur Verfügung. Alle zu erledigenden Tätigkeiten werden in Spalten nach den Kategorien „Offen“, „In Bearbeitung“, „Wartet“ oder „Erledigt“ sortiert. Zudem kennzeichnet ein Ampelsystem entsprechend nach Dringlichkeit. Damit visualisiert das ConSense Taskboard auf einen Blick alle persönlichen Aufgaben und ermöglicht die individuelle Priorisierung, Planung, Umsetzung und Kontrolle.
Der Nutzer kann jederzeit abrufen, in welchem Schritt sich die jeweilige Aufgabe befindet. Alle wichtigen Informationen und Termine sowie der Status der Bearbeitung sind präsent und lassen sich in den Arbeitstag integrieren.
Warum auf ein softwaregestütztes Management für Maßnahmen umstellen?
Ein softwaregestütztes Maßnahmenmanagement bringt Struktur in die Umsetzung von Maßnahmen und unterstützt dabei, diese systematisch und einheitlich umzusetzen. „Mit dem Modul Consense Maßnahmenmanagement lassen sich standardisierte Abläufe zur Bearbeitung inklusive Analyse, Freigabe, Kontrolle und Wirksamkeitsprüfung etablieren, die in jeder Abteilung auch optisch einheitlich geführt werden. Unser Taskboard unterstützt darüber hinaus bei der persönlichen Organisation jedes einzelnen Mitarbeiters. Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass dies für Unternehmen jeder Größenordnung eine erhebliche Erleichterung im Arbeitsalltag ist. Das positive Feedback unserer Kunden gibt Bestätigung: Die Unternehmen sind dankbar für einen einheitlichen Standard, der dem Umgang mit Maßnahmen Struktur verpasst und für eine zuverlässige Umsetzung sorgt“, begründet Dr. Alexander Künzer.
