Die Brandschutzsysteme von Doyma profitieren im Qualitätsmanagement seit 2017 von Consense Softwarelösung. Rohre und Leitungen ermöglichen die Ver- und Entsorgung von Industrie-, Gewerbe- und Privatgebäuden. Um diese in das Gebäude einzuführen, muss die Gebäudehülle durchdrungen und das Bauwerk weiterhin vor Wasser, Feuer sowie Rauchgas abgeschottet und geschützt werden. Hier kommt das Unternehmen Doyma GmbH & Co mit Sitz in Oyten/Niedersachsen ins Spiel: Doyma ist einer der führenden Hersteller von Dichtungs- und Brandschutzsystemen und agiert in den drei Kernkompetenzfeldern Tiefbau, Gebäudetechnik und Energieversorgung. Das Unternehmen beliefert den Markt mit Durchführungssystemen für Rohre, Kabel, Ein- und Mehrspartenhauseinführungen für Ver- und Entsorgungsleitungen, Brandschutzprodukten für den vorbeugenden baulichen Brandschutz sowie Sonderkonstruktionen und Spezialanfertigungen von Dichtungssystemen. Der Schwerpunkt der Geschäftsaktivitäten von Doyma liegt im europäischen Markt, vor allem im deutschsprachigen Raum. Das Unternehmen beschäftigt 210 Mitarbeiter und arbeitet mit 17 Vertriebspartnern in 15 europäischen Ländern zusammen. Besonders stolz ist das Familienunternehmen auf die hohe Qualität seiner Produkte, auf die Kunden 25 Jahre Garantie erhalten – eine freiwillige Leistung, die außer Doyma kein anderes Unternehmen der Branche bietet. Dafür hat Doyma ein funktionierendes Qualitätsmanagement aufgebaut, das laut Volker Landscheidt, der die Qualitätssicherung verantwortet, regelmäßig von externen Auditoren gelobt wird. „Vor einiger Zeit wurde uns dabei empfohlen, über eine digitale Lösung zur Abbildung unseres Qualitätsmanagementsystems nachzudenken, um zukunftsfähig zu bleiben“, erklärt er. Diesen Anstoß nahm man bei Doyma auf und entschied sich für das Integrierte Managementsystem Consense IMS Enterprise, eine Softwarelösung der Consense GmbH aus Aachen. Das Unternehmen hat sich auf innovative und anwenderfreundliche Lösungen für Qualitäts- und Integrierte Managementsysteme spezialisiert. „Zuvor durften wir bei einem anderen Anwender das Consense System in Augenschein nehmen und haben uns die Arbeit damit erklären lassen. Das hat uns schließlich in unserer Entscheidung bestärkt“, erklärt Volker Landscheidt. Er zählt die wichtigsten Anforderungen auf, die Doyma an die neue QM-Software stellte: „Wir haben uns eine Lösung gewünscht, mit der wir Prozesse und Dokumente in einem System zusammenbringen. Außerdem sollte uns das neue QM-System dabei unterstützen, die in Protokollen definierten Aufgaben zusammen mit Maßnahmen aus anderen Quellen in ein zentrales Maßnahmenmanagement zu überführen.“
Prozessabbildung mit Chance zum Optimieren: Brandschutzsystem profitiert von Qualitätsmanagement
Im April 2017 wurde mit dem Aufbau des neuen Managementsystems begonnen. Ziel war es, die Anfang 2018 für Doyma anstehende Migration der ISO 9001 auf die Revision aus 2015 mithilfe von Consense umzusetzen. Ein externes Audit bildete die gesetzte Deadline für die Einführung. Für jeden Unternehmensbereich wurde ein Key-User benannt, der eine Schulung durchlief, um anschließend die Prozesse für seinen Bereich zu beschreiben. Rund 200 Prozessanweisungen wurden in das QM-System eingepflegt. Die anwenderfreundliche Software ermöglichte den Verantwortlichen, die im Unternehmen ablaufenden Prozesse in Form von Flussdiagrammen schnell und einfach abzubilden, entsprechend der tatsächlichen Abläufe im Unternehmen. Alle Prozessschritte wurden dabei mit den verantwortlichen Mitarbeitern und dazugehörigen Dokumenten verknüpft. Die Zugriffsberechtigungen wurden durch detailliert vergebene Rollen und Rechte geregelt. „Die Darstellung in Form von Flussdiagrammen war ein entscheidender Vorteil im Vergleich zu unserem alten System. Schnittstellen oder Verknüpfungen zu anderen Prozessen können jetzt einfacher als mit vielen Worten dargestellt werden. Beim Modellieren der Prozesse macht man sich außerdem intensiv Gedanken darüber, wie diese in der Realität tatsächlich ablaufen. Das gibt die Chance zum Verbessern. Außerdem fällt sofort auf, wenn an bestimmten Stellen Verantwortlichkeiten nicht geklärt sind. Man überdenkt vieles neu und auch genauer, aber der Aufwand lohnt sich“, findet Volker Landscheidt. Zum Go-live des neuen QM-Systems hatten sich die Verantwortlichen bei Doyma etwas Originelles ausgedacht, um die Aufmerksamkeit der Belegschaft auf das neue Managementsystem zu lenken. Jeder Mitarbeiter erhielt einen Fitness-Drink, auf dessen Etikett der Start des neuen Consense Managementsystems angekündigt wurde war. Das kam gut bei den zukünftigen Anwendern an und trug mit zur positiven Einstimmung auf die neue Software bei. Zum externen Audit Anfang 2018 waren dann etwa 90 Prozent der Prozesse und Dokumente in Consense IMS Enterprise enthalten. „Unser Auditor war begeistert, dass wir in so kurzer Zeit die Dokumentation in die digitale Form gebracht hatten“, erzählt Volker Landscheidt. Ihn freut besonders, dass das Audit zugleich bestätigte, dass sich die Mitarbeiter von Doyma bereits nach kurzer Zeit gut im System zurechtfanden und es auch wirklich nutzten. Consense IMS Enterprise wird von Mitarbeitern im Büro und der Produktion gleichermaßen eingesetzt. Meldet sich ein Mitarbeiter im System an, gelangt er auf seine personalisierte Startseite, auf der er einen genauen Überblick über ihn betreffende Prozesse sowie die anstehenden Aufgaben erhält. „Wir nutzen die Startseite außerdem, um die Unternehmensziele bekanntzumachen und Neuigkeiten zu verbreiten, z. B. neue Kollegen vorzustellen.“ Auch dies wirkt sich positiv auf die Akzeptanz des QM-Systems aus. Die Mitarbeiter bei Doyma schätzen vor allem die praktische Suchfunktion der Software, mit der sie schnell und einfach zu benötigten Dokumenten gelangen. So sind inzwischen sämtliche Betriebsanweisungen in Consense IMS Enterprise hinterlegt. Das ist ganz im Sinne von Volker Landscheidt: „Unser erklärtes Ziel bei der Einführung der Software war, ein akzeptiertes und gelebtes QM-System aufzubauen: Die Mitarbeiter sollten um Consense nicht mehr herumkommen, sodass das System von Anfang an zwangsläufig verwendet werden musste. Inzwischen zeigt das Feedback der Mitarbeiter, dass Consense gerne und intensiv genutzt wird, weil sie einen echten Mehrwert im Arbeitsalltag spüren.“
Formularmanagement mit Consense Forms
Die Consense Software ist modular aufgebaut. Die Basisversion lässt sich durch viele verschiedene Module ergänzen, z. B. Maßnahmenmanagement, Auditmanagement, Kennzahlenmanagement und einiges mehr. So können sich Anwender ein genau auf ihre Bedürfnisse zugeschnittenes Managementsystem aufbauen. Bei Doyma wird unter anderem Consense Forms genutzt, das elektronische Formularmanagement, mit dem sich intelligente und dynamische Formulare inklusive automatisierter Workflows für beliebige Zwecke erstellen, verwalten und auswerten lassen. Die Integration bestehender Formulare ist auch ohne spezielle IT-Kenntnisse möglich. Diese werden online ausgefüllt und nach einem strukturierten Workflow an die entsprechenden Stellen weiterverteilt, bearbeitet und archiviert. Das schafft Transparenz und spart vor allem viel Zeit. Wiederkehrende Prozesse lassen sich dabei auch automatisieren. Volker Landscheidt erklärt: „Einige zuvor schon existierende Formulare werden jetzt über ‚Vorgänge’ angelegt und über Consense Forms geregelt. Ein Beispiel ist der klassische Unfallbericht. Er wird ausgefüllt und über einen vorgezeichneten Weg im System an die entsprechenden Stellen im Unternehmen geleitet. Man kann Fotos oder weitere Unterlagen ergänzen und den Bericht mit Maßnahmen verknüpfen. Am Ende wird er automatisch archiviert. Und das Beste an dem automatischen Formularmanagement: Man weiß immer genau, wo sich das Dokument gerade befindet – das war in Papierform oft schwer nachvollziehbar.“ Und so lenkt Consense Forms jetzt neben dem Unfallbericht auch Anträge für die Nutzung von Gefahrstoffen und weitere Formulare. Zukünftig sollen z. B. auch interne Bestellungen über Consense Forms geregelt werden. „Allerdings ist der Aufbau etwas anspruchsvoller, da es im Workflow viele Abzweigungen gibt. Wir sind aber schon bei den Probeläufen, sodass ich zuversichtlich bin, dass wir auch hier Forms bald nutzen werden“, so der Verantwortliche für Qualitätssicherung. Die softwarebasierte Unterstützung des Qualitätsmanagements bringt im Arbeitsalltag der Belegschaft von Doyma viele Erleichterungen und Zeitersparnis mit sich. Auch Volker Landscheidt spürt diese in seiner täglichen Routine und gibt gern ein Beispiel: „Die Erfüllung der ISO 9001 erfordert unter anderem auch die Wirksamkeitsprüfung von Maßnahmen. Diese rutschen einem im Tagesgeschäft schnell einmal durch. Das kann jetzt nicht mehr passieren, denn das System erinnert daran. Bei Audits ist dann auch der Nachweis sehr viel einfacher.“ Auch für den Ausbau des QM-Systems hat Volker Landscheidt schon konkrete Pläne: Wenn der Prozess für die internen Bestellungen erstellt ist, kann er sich vorstellen, auch das Verbesserungsvorschlagswesen über Consense IMS Enterprise zu organisieren. Und da Doyma über die Anschaffung des Moduls Consense Schulungsmanagement nachdenkt, werden evtl. künftig auch die Weiterbildungsmaßnahmen über das Integrierte Managementsystem organisiert werden. Volker Landscheidt zeigt sich insgesamt sehr zufrieden und unterstreicht abschließend: „Das System erleichtert uns das Qualitätsmanagement sehr – ich möchte es nicht mehr missen.“ Und so sind die Voraussetzungen gut, dass Doyma seine Kunden auch zukünftig durch erstklassige Qualität seiner Dichtungs- und Brandschutzsysteme überzeugt – und getrost weiterhin 25 Jahre Garantie auf seine Leistungen geben kann.