Foto: Docufy

Hard- und Software

Informationen für alle – unternehmensweit, digital, mobil

Von der Technischen Dokumentation zum Informationsraum mit DOCUFY.

Unternehmen benötigen ein intelligentes Konzept, wie sie ihr gesammeltes Wissen allen Unternehmensbereichen zur Verfügung stellen: Auf Knopfdruck, aktuell, digital und mobil. DOCUFY, Hersteller professioneller Softwarelösungen für die Technische Dokumentation, hat dazu ein Lösungskonzept entwickelt: den Informationsraum. Früher hat ein Kunde im Katalog nach einem Produkt gesucht und wenn der Preis und die Features passten, wurde bestellt. Heute sucht ein Kunde nach Anwendungskriterien, stellt sich sein Produkt nach eigenen Vorstellungen zusammen, passt Ausstattungsdetails, Muster und Farbe an und bestellt dann „sein“ Produkt.

Was bei den Konsumenten immer selbstverständlicher wird, wirft auf Seiten der produzierenden Unternehmen Probleme auf, denn die Variantenvielfalt steigt enorm. Wie können die Prozesse so weit automatisiert werden, dass auch bei Stückzahl Eins noch produziert werden kann? Maschinen- und Anlagenbauer sind verpflichtet, zu jeder Maschine eine Technische Dokumentation auszuliefern. Wie gelingt das bei dieser hohen Variantenzahl? Wie weiß ein Servicetechniker noch, welche Maschine mit welchen Wartungsaufgaben er vor sich hat? Die Anforderungen in einer modernen digitalen Welt sind nicht mehr zu vergleichen mit dem Sammeln von Informationen und der Erstellung eines hundertseitigen Word-Dokuments als Bedienungsanleitung. Die Technische Dokumentation muss sich neu erfinden: Der Informationsnutzer von morgen erwartet, dass ihm die richtige Information im Kontext seiner aktuellen Nutzung durch intelligente Informationssysteme quasi automatisch wie auf dem Silbertablett serviert wird. Selbstverständlich müssen die Informationen dabei mehrdimensional miteinander verknüpft sein. So will ein Kunde vielleicht vom Produktkonfigurator kurz zur ausführlichen Beschreibung einer Produktoption wechseln, dann die zugehörige Bedienungsinformation lesen, den Entsorgungshinweis einsehen, sinnvolles Zubehör sichten und zuletzt noch die Bewertungen anderer Käufer checken, bevor er seine Bestellung aufgibt.

Ähnliches gilt für den Service: Steht eine Reparatur oder Wartung an, sollte am besten zeitgleich mit dem Serviceauftrag die notwendige Dokumentation der anstehenden Serviceprozeduren mitgeliefert werden, idealerweise in der richtigen Reihenfolge. Und natürlich wären Tipps und Tricks der Kollegen sehr praktisch, wenn diese sich bereits zu einer bestimmten Tätigkeit oder Fragestellung geäußert haben. Im privaten Alltag sind all diese genannten Dinge mit facebook, Google, Amazon und Co. schon gelebte Realität. Nur im professionellen Arbeitsumfeld ist das vorherrschende Informationssystem heute noch oft die PDF-Datei.

Das klassische Dokument hat ausgedient

Um den zukünftigen Dokumentationsanforderungen gerecht zu werden, ist eine Abkehr vom bekannten Dokument unausweichlich. Denn die Strategie des Maximaldokuments, das alle Varianten und Optionen einer ganzen Produktreihe umfasst, führt immer öfter ins unbeherrschbare Chaos. In Zeiten, in denen konkrete Produkte sich immer mehr auflösen und zu einer Funktionswolke mutieren, aus der jeder Nutzer sein persönliches Produkt individuell zusammenstellen kann, ist ein dokumentorientierter Redaktionsprozess gänzlich undenkbar. Warum? Mit dem Verschwinden konkreter Produkte entfällt eben auch die Grundlage für einen dokumentorientierten Redaktionsprozess.

Der Informationsraum bündelt Wissensbausteine

Aber wie sieht die Lösung der zukünftigen Dokumentationsanforderungen aus? Wer übernimmt die Strukturierung, Bündelung und Zuordnung der Information, wenn es kein Dokument mehr gibt? Hier hat die Bamberger DOCUFY ein neues Konzept entwickelt: den Informationsraum. Der Informationsraum liefert eindeutige Adressen für alle relevanten Informationen eines Geschäftes. Die Einsatzmöglichkeiten gehen dabei weit über die klassische Technische Dokumentation hinaus. Dort können Informationen zum gesamten Produktlebenszyklus, von der Entwicklung über Marketing und Vertrieb, Installation, Betrieb, Wartung und schließlich Entsorgung verankert werden. Dabei ist der Informationsraum nicht als eigenständiges Softwaresystem zu verstehen, sondern vielmehr als Konzept, das die eindeutige Adressierung und Klassifizierung von Einzelinformationen ermöglicht.

Technische Dokumentation: Raus aus dem Nischendasein

Mit dem Konzept des Informationsraums von DOCUFY verlässt die Technische Dokumentation ihr Nischendasein. Das Redaktionssystem Cosima von DOCUFY organisiert zwar nach wie vor die komplexen Prozesse der Technischen Dokumentation und unterstützt Unternehmen bei der Erfüllung der rechtlichen Vorgaben. Das ist das Pflichtprogramm. Spannend wird nun die Kür: Denn durch die Kombination von COSIMA, der Klassifizierung von Informationen und der mobilen Publikationsplattform TopicPilot wird das Wertpotenzial der Inhalte aus der Technischen Dokumentation über deren Abteilungsgrenzen hinweg dem gesamten Unternehmen zur Verfügung gestellt. Ein intelligentes Klassifikationssystem sorgt dafür, dass jede relevante Information – jedes Topic – eine eindeutige Adresse in diesem Informationsraum erhält. So kann die mobile Publikationsplattform TopicPilot auf individuelle Suchanfragen von Nutzern sofort konkrete Antworten in Form passender Topics liefern: Als gedrucktes Dokument, mobil auf dem Smartphone oder in einer Augmented-Reality-Anwendung. Das Ausspielen von Informationen funktioniert dynamisch. Neue Topics können jederzeit im Informationsraum aufgenommen, zugeordnet oder erweitert werden.

Wissens-Grundstock kommt aus der Technischen Dokumentation

Der Grundstock für den Wissenspool kommt zunächst aus der Abteilung Technische Dokumentation. Sämtliche Daten einer Maschine, über ihre Risiken, ihre Bedienung, ihre unterschiedlichen Varianten, Datenblätter, Fotos, etc. – alles ist bereits im Unternehmen vorhanden und bei den meisten heutzutage längst digital und in schnittstellenfähigen Datenbanken gespeichert. Eine große Wissensdatenbank, die aber bislang NUR für die Technische Dokumentation genutzt wird. Diese sozusagen tief im Datenkeller verborgenen Schätze kann der Informationsraum ans Tageslicht bringen und für alle nutzbar machen.

Messen

‚Informationsraum‘ zieht Besucher an

Docufy präsentierte auf der Branchenmesse Tekom den ‚Informationsraum‘. Hier werden Informationsschnipsel durch ein Klassfikationssystem eindeutig adressiert und damit sofort auffindbar.

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