Softwarebasierte QM-Systeme

In der Regel entscheidet die Geschäftsführung eines Unternehmens über die Einführung einer Software für ein Qualitätsmanagement- oder Integrierten Managementsystems. Von den Mitarbeitern wird erwartet, dass sie das neue System in ihren Arbeitsalltag integrieren. Denn schließlich steht ein konkretes Ziel dahinter: Zuverlässige Qualität – ein echter Pluspunkt im globalen Wettbewerb, wie auch verschiedene Studien bestätigen. Häufig stoßen Verantwortliche bei der Einführung eines solchen Systems auf Widerstand der Beschäftigten, wenn diese den Nutzen nicht erkennen und die Anwendung als zusätzliche Arbeitsbelastung empfinden. Doch nur, wenn Mitarbeiter das System ganz selbstverständlich in ihrem Arbeitsalltag nutzen, wird es zum Erfolg.

 „Uns wird immer wieder die Frage gestellt, wie es die Verantwortlichen erreichen können, bei den vorgesehenen Anwendern Begeisterung zu wecken und sie zur Nutzung zu motivieren“, berichtet Dr. Iris Bruns aus der Geschäftsführung der Aachener Consense GmbH. Der Softwareentwickler hat sich auf moderne, anwenderfreundliche Lösungen für Qualitätsmanagement- und Integrierte Managementsysteme spezialisiert. Die Experten aus Aachen haben eine Reihe von Tipps parat, wie Unternehmen vorgehen können, um ihr QM-System erfolgreich zu etablieren. Sie setzen dabei auf kreative Ideen, die ihr Vorbild häufig in der Social-Media-Welt haben.  

Um bei den Nutzern von Anfang an eine positive Einstellung gegenüber dem QM-System zu erzeugen, sollten diese frühzeitig über Funktionsweise, Vorteile und Zielsetzung aufgeklärt werden. Wenn es dann an die Praxis geht, wollen die Mitarbeiter schnell spürbare Erleichterung in ihrer Arbeitsroutine erleben. „Hier ist wichtig, dass die Bedienung der Software einfach erlernt werden kann, insgesamt anwenderfreundlich gestaltet ist und personalisierte Inhalte bietet, um das Verantwortungsbewusstsein ihrer Nutzer zu fördern. Und sie sollte eine einfache und intuitive Navigation und Suche ermöglichen, um schnell zu den gewünschten Inhalten zu gelangen. Diese Empfehlungen entsprechen den Vorschlägen der klassischen Fachliteratur und unter diesen und vielen weiteren Gesichtspunkten entwickeln wir erfolgreich unsere Consense Softwareprodukte“, meint Dr. Iris Bruns.

Den Qualitätsmanagern in Unternehmen kommt die Aufgabe zu, nach der Installation der Software ein wirklich gelebtes QM-System zu errichten. Interne zielgruppenspezifische Marketingmaßnahmen unterstützen dieses Ziel. Die Experten der Consense GmbH empfehlen, nach etablierten Marketing-Modellen wie „AIDA“ (Attention, Interest, Desire, Action) bzw. „Customer Journey“ vorzugehen, welche – auf den QM-Kontext übertragen – eine Vorgehensweise nach den vier Schritten „Aufmerksamkeit, Interesse, Bedarf, Fürsprecher“ vorschlagen: Nützliche, interessante und auch unterhaltsame Inhalte lenken die Aufmerksamkeit auf das QM-System. Ist das Interesse einmal geweckt, sollten die Inhalte für das operative Geschäft eines jeden Anwenders so aufbereitet sein bzw. zur Verfügung stehen, dass dieser einen Mehrwert im Arbeitsalltag erkennt. Die Nutzung führt zu positiven Erfahrungen mit dem Managementsystem. Dadurch werden Anwender zu Fürsprechern, die bei Kollegen für das Managementsystem werben.

Maximale Aktualität der hinterlegten Informationen sowie eine einfache Suche, die schnell zu den gewünschten Inhalten führt, sind für die Akzeptanz eines Qualitätsmanagementsystems oder Integrierten Managementsystems Pflicht. Darüber hinaus gibt es viele Ideen für Inhalte, die über den klassischen Content hinaus zur Nutzung anregen. So bietet ein firmeninternes Wiki den Mitarbeitern einerseits wertvolle Hintergrundinformationen und Best Practices zu relevanten Themen und regt andererseits zur Mitarbeit an. Auch die Bereitstellung aktueller Informationen wie Unternehmensnews, Kantinenpläne oder die Installation eines Schwarzen Bretts motiviert die Mitarbeiter dazu, das System ganz selbstverständlich zu nutzen. Selbst Themen, die auf den ersten Blick nichts mit dem QM-System zu tun haben, lassen sich einbinden. „Unsere Kunden haben gute Erfahrungen gemacht mit Tippspielen zu aktuellen Sportereignissen wie die Fußball-WM, die über das System verbreitet wurden. Hier kann man ein unternehmensinternes Ranking oder die Bildung von Abteilungsmannschaften nutzen, um das Miteinander zu stärken und gleichzeitig spielerisch für die Nutzung des Systems zu werben. Das lässt sich noch weiterdenken. Möglich wären Aktionen zur Gesundheitsförderung, wie z. B. ein unternehmensweiter Gehwettbewerb“, meint Dr. Iris Bruns.

Aufmerksamkeitsstarke Inhalte lassen sich durch technische Maßnahmen unterstützen. Wer wissen will, ob seine Nutzer wirklich zu den gewünschten Inhalten gelangen, muss wissen, ob sie bei der Suche im QM-System erfolgreich sind. Dafür lassen sich mit der Consense Software Rankings der „Tops und Flops“ erstellen: Das System listet die häufigsten erfolgreichen und auch erfolglosen Suchbegriffe auf. Mit diesem Wissen lassen sich gegebenenfalls Anpassungen im System vornehmen. Anwender können sich außerdem ihr individuelles Dashboard zusammenstellen. So haben Führungskräfte beispielsweise ihre wichtigsten Kennzahlen auf ihrer Startseite auf einen Blick vorliegen. Wer über ein unternehmensinternes Wiki verfügt, kann seinen Mitarbeitern Themen-Abos durch die automatische Zustellung von Artikeln zu bevorzugten Inhalten ermöglichen. Viele Unternehmen setzen auch auf typische Social-Media-Technologien, um die Nutzung des QM-Systems zu fördern. „Hier gibt es zahlreiche Ideen, z. B. die Eröffnung von Diskussionsforen oder Chats zu firmenspezifischen Themen, die Einrichtung von Bewertungs- oder Anmerkungsmöglichkeiten für die Mitarbeiter oder die Installation von virtuellen Arbeitsräumen“, meint die Geschäftsführerin der Consense GmbH. Der Softwareentwickler macht es seinen Kunden leicht, zwischendurch mit originellen kleinen „Extras“ immer wieder neu für die Nutzung des Managementsystems zu werben. Sie erhalten regelmäßig Zugang zu kostenlosen Gimmicks, mit denen sie Adventskalender, WM- oder EM-Tippspiele und mehr für ihr internes QM-Marketing einsetzen können. „In den vergangenen Jahren gab es den Consense Adventskalender zur Integration auf der Übersichtsseite der Managementsoftware: 24 Türchen mit Weihnachtsgedichten, Rezepten, Geschenkideen und Co. sollten unterhalten, Lust auf das QM-System machen und damit die Sichtung der für den Mitarbeiter persönlich relevanten QM-Inhalte zur täglichen Selbstverständlichkeit werden lassen. Die Nutzung war für alle Interessenten ganz einfach: Als nativ eingebundenes Feature musste der Kalender nur freigeschaltet werden“, erzählt Dr. Iris Bruns.

Die Erfahrung der Consense GmbH belegt, dass die beschriebenen Ideen ein internes QM-Marketing wirkungsvoll unterstützen: Positive Erfahrungen mit dem Managementsystem machen Anwender zu Fürsprechern und motivieren zur gesteigerten Nutzung. Teilhabe und echte Mehrwerte halten das Managementsystem lebendig und steigern die Akzeptanz der Nutzer. „Laut Feedback unserer Kunden hat die Umsetzung der vorgeschlagenen Maßnahmen bei vielen Anwendern zum Erfolg geführt. Das widerspricht dem gängigen Vorurteil, dass ein QM-System trocken und langweilig ist“, erklärt Dr. Iris Bruns abschließend.